A. De beoogde doelstellingen van de IT-oplossing
Wat wil de organisatie bereiken met de IT-oplossing? Wil je kosten besparen, de efficiëntie verbeteren, nieuwe leer- of werkconcepten neerzetten, of de leerling c.q. klantervaring verbeteren? De oorsprong ligt uiteraard in het strategisch beleidsplan van een organisatie. Dat is meestal vrij abstract. Bij de uitwerking hiervan, richting school of afdelingsplannen, worden doelen bepaald en komt IT om de hoek kijken. Belangrijk is om de doelstellingen van een investering in IT aan te laten sluiten bij een hoger gelegen doel. Een IT-bestemmingsplan of thematische meerjarenbegroting kan hierbij een handig hulpmiddel zijn.
De doelstellingen van de investering bepalen de mate waarin de investering succesvol kan zijn.
B. Het soort IT-oplossing
De aard van de IT-investering: welke soort IT-toepassing of -infrastructuur wordt geïmplementeerd? De aard van de investering heeft invloed op de kosten, de tijdslijnen en de risico's. Ook hierbij is het goed om een IT-investering te koppelen aan een thema en natuurlijk achterliggend doel.
C. De aanschaf en implementatie
Bij de aanschaf en de implementatie van de IT-oplossing kan gezegd worden dat een goede uitvoering essentieel is voor het behalen van de doelstellingen van de investering.
Uiteraard is de selectie van het juiste product of dienst en een goede leverancier belangrijk. Soms is dat lastig als je ook een (EU-)aanbesteding moet volgen en hoe laat je je daarbij ondersteunen? Zoek je puur een inkoopbureau of heb je meer behoefte aan een bureau met ook IT-kennis en procesmanagementervaring? Deze laatste zal beter in staat zijn om de brug te slaan vanuit de doelstellingen en een organisatie naar de noodzakelijke IT-oplossing. Een paar zaken die bij de aanschaf belangrijk zijn (niet uitputtend):
- Kennis van de branche en kennis van de leveranciersmarkt.
- IT-kennis.
- Vermogen om draagvlak en acceptatie te ontwikkelen.
- Inkoopervaring.
Reeds bij de implementatie moet rekening gehouden worden met de omgeving waarin de IT-oplossing wordt geïmplementeerd.
D. De organisatie
De omgeving waarin de IT-investering wordt uitgevoerd: hoe is de organisatie georganiseerd? Welke cultuur heerst er? Wat is het kennisniveau? Hoe groot zijn de digitale vaardigheden? De omgeving waarin de IT-oplossing wordt geïmplementeerd heeft invloed op de acceptatie en daarmee ook op het succes van de investering. Hoe dichter een IT-oplossing tegen het onderwijsproces of de werkprocessen aanzit, hoe belangrijker dit is.
Aan de acceptatie en het draagvlak (adoptie) die nodig is bij de invoering moet je dus al werken op het moment dat je besluit om het IT-project te starten. Dat is ook de reden waarom je al bij planvorming een procesmanager moet inzetten. Hij of zij onderzoekt al voor aanvang van het project of een belangrijke randvoorwaarde als adoptie, die je onderweg in je project maar zeker op het eind tegenkomt, goed is ingevuld. Meer hierover is te lezen en te horen in onze vlog over kwartiermaken.
De omgeving, acceptatie, draagvlak en uiteindelijk de adoptie zijn dus medebepalend voor het rendement.
Er is dus wat te winnen
Rendement op IT-toepassingen wordt dus al in of voor de projectfase beïnvloed. Wil je van gedachten wisselen? Neem dan contact met mij op door een afspraak te maken in mijn agenda onderaan deze pagina.
Laat hier je vraag achter