Edublog > Koers bepalen | IT regisseren | Digitale transformatie > Slim IT begroten in het onderwijs

Slim IT begroten in het onderwijs

De corona-crisis heeft de noodzaak van het slim toepassen van IT in het onderwijs stevig op de kaart gezet. Tegelijkertijd realiseert het onderwijs dat het belangrijk is om de veranderingen ook echt duurzaam te maken. Welke goede dingen kunnen we behouden en welke minder goede moeten anders? Natuurlijk willen we allemaal dat de kwaliteit omhoog gaat, wat dat dan ook is. Maar wat mag dat dan kosten? En wat levert het eigenlijk op? Zonder heldere cijfers kunnen we immers ook geen heldere beslissingen nemen. En dat begint met inzicht.

Het is een vraag die met enige regelmaat voorbij komt: “hoeveel geeft uw organisatie nu eigenlijk uit aan IT”? Het antwoord is in het beste geval wat mistig. Natuurlijk staan de middelen wel ergens op de balans maar bijvoorbeeld diensten en projecten zijn niet of nauwelijks toegerekend aan IT. En als je niet weet wat je uitgeeft kan je er ook niet op sturen en is elke richting goed.

Marcel de Jager foto

Door: Marcel de Jager

IT regisseur

Data analysis chart and graphs

De corona-crisis heeft de noodzaak van het slim toepassen van IT in het onderwijs stevig op de kaart gezet. Tegelijkertijd realiseert het onderwijs dat het belangrijk is om de veranderingen ook echt duurzaam te maken. Welke goede dingen kunnen we behouden en welke minder goede moeten anders?

Charts and upward directed arrows against blue  background

Slechts 10% van het IT-budget gaat naar het toepassen van IT in de les!

In de praktijk gaat  70% van het IT-budget naar beheer en onderhoud, oftewel het in stand houden van de bestaande omgeving. Dan blijft er 30% over.  20% daarvan gaat naar vernieuwing en slechts 10% gaat naar het daadwerkelijk toepassen van IT in het onderwijs ofwel het 'Leren met IT'. Maar de waarde is juist precies omgekeerd. Het beheren van een IT omgeving is vanzelfsprekend belangrijk, IT moet het simpelweg gewoon doen en het moet veilig zijn. Maar beheer an sich levert bitter weinig op voor het onderwijsproces. De waarde zit in het slim toepassen van IT in de les.

 

Maar daar wordt dus eigenlijk weinig aan uitgegeven. Sterker nog, wat er precies met die 10% voor toepassen en 20% voor vernieuwing gebeurt is vaak helemaal niet duidelijk. Tevens nemen de instandhoudingskosten van IT-voorzieningen door indexatie elk jaar toe. Waar geven we het geld nu eigenlijk aan uit?

 

Zeker bij complexe projecten waarin meerdere scenario’s tegen elkaar moeten worden afgewogen blijkt dat een standaard wijze van begroten lastig te gebruiken is. Maar een financiële onderbouwing is juist in het geval van scenarioplanning onontbeerlijk. Niet alleen om de daadwerkelijke kosten inzichtelijk te maken, maar ook de opbrengsten. Wat willen we bereiken en wat levert het op?

De oplossing ligt in een thematische meerjarenbegroting. Hier worden alle middelen en kosten ondergebracht binnen meerdere thema’s in plaats van standaard ‘werkplekapparatuur’ of ‘licentiekosten’. Een IT-thema bestaat uit een samenhangend geheel met als doel de kosten en opbrengsten inzichtelijk te maken. Zoals bijvoorbeeld Digitale Leeromgeving. Deze thema’s halen we uit het strategisch beleidsplan of schoolplan. Hier staat immers in beschreven wat we willen bereiken. Vervolgens vertalen we dat naar IT gerelateerde onderwerpen. Elk van deze thema’s heeft middelen en kosten.

 

Alle kosten en opbrengsten worden dus gerelateerd aan het specifieke thema. En juist hier zit de kracht van de thematische meerjarenbegroting. Het effect van projecten en innovaties kan direct zichtbaar worden gemaakt. In het geval van een Digitale Werkomgeving kan dan duidelijk worden dat er in het eerste jaar fors dient te worden geïnvesteerd, maar dat na verloop van tijd het een flinke besparing oplevert.

 

Natuurlijk zijn niet alle gewenste opbrengsten binnen een thema in een geldwaarde uit te drukken. Wat levert het ‘beter leren middels het slim toepassen van IT’ nu op in Euro’s? De waarde hiervan is wellicht zachter, maar niet minder belangrijk. En als de exacte kosten voor dit specifieke thema inzichtelijk zijn kan je ook beter sturen. Op onderdeel A iets minder doen betekent dat op onderdeel B het resultaat mogelijk anders wordt (bijvoorbeeld een lagere besparing). Die samenhang kan dus helpen bij het nemen van de juiste beslissingen. Tegelijkertijd vraagt het opstellen (en beheren) van de meerjarenbegroting om kennis van onderwijs, IT en bedrijfsvoering. Zonder die kennis is de kans groot dat juist die samenhang niet wordt begrepen.

Laat een opmerking achter:

Een keer samen van gedachten wisselen?

Kom in contact
Contact_Marcel_grijs

Ik help je graag verder

EV
Marcel de Jager

Lees ook de andere edublog artikelen

Thematische meerjarenbegroting
Meerjarenbegroting Thematisch denken
  • Stop met innoveren
    Innoveren organiseren
  • Te weinig personeel voor te veel banen, wat nu?
  • Thematische meerjarenbegroting
    Meerjarenbegroting Thematisch denken
  • Eigenaarschap ontwikkelen met de juiste digitale ondersteuning
    route naar eigenaarschap