In een nieuw schooljaar staan er weer veel projecten op stapel. Een goede voorbereiding is hierbij cruciaal. Ik licht het toe aan de hand van mijn praktijkervaringen in het onderwijs.
Het nieuwe schooljaar, we gaan er weer voor! Uiteraard geldt hierbij het spreekwoord dat we al op de basisschool hebben geleerd bij het vak Nederlands: “Een goed begin is het halve werk”. De nodige onderwijs- en IT-projecten staan weer op de agenda en de hierbij gestelde doelen willen we natuurlijk allemaal wel bereiken. De start van een project is allesbepalend, en in dit blogartikel deel ik mijn projectervaringen hierover.
Door: Krijn Padmos
Expanding Visions
De meeste invloed op je project heb je in het begin. In het begin bepaal je de richting. Achterin je project kun je hoogstens bijsturen en ongelukkige keuzes uit het begin rechttrekken. Dit willen we niet, want het bijsturen in een verkeerd ingeslagen weg is doorgaans kostbaar en levert frustratie op in het onderwijs. Onderstaande afbeelding geeft de bestuurbaarheid in projecten aan. 
Daarnaast zijn er ook andere redenen waarom een goed begin zo belangrijk is. Een goed begin helpt je om je gemotiveerd te houden. Als je eenmaal goed bent begonnen, wil je graag doorzetten om je doel te bereiken. Ook helpt een goed begin om een goede indruk te maken. Als je eenmaal een goede indruk hebt gemaakt, is het gemakkelijker om anderen te overtuigen om je te helpen je doel te bereiken.
In de afgelopen jaren ben ik veel IT-projecten en -trajecten in het onderwijs tegengekomen. Hieronder een paar van deze projecten in willekeurige volgorde, waarbij het maken van de juiste keuzes in het begin bepalend is.
Hoe organiseer je de regievoering op je IT en met wat voor type leveranciers ga je een samenwerking aan
Altijd weer een leuke die één keer in de 5 jaar als Europese aanbesteding voorbij komt. Hoe vliegen we hem aan? Pakken we de Offerteaanvraag van 5 jaar geleden, of nog erger, die van daar weer voor? Nee toch? In de afgelopen jaren is er het nodige veranderd. Applicaties zitten nu vrijwel allemaal in de cloud en het beheer van pc’s is sterk vereenvoudigd en meer gestandaardiseerd. Andere marktpartijen komen voor beheer in beeld. Daarnaast wordt de DLO steeds belangrijker in het leerproces en raakt daarmee verweven. Wat ga je doen? Kies je weer voor een totaalaanbieder die alles kan leveren of breng je het beheer van bij elkaar behorende objecten onder bij leveranciers die daar goed in zijn (specialisten). Daarbij voer je zelf de regie over je IT-dienstverleners.
Het beleggen van het beheer bij afzonderlijke specialisten geeft het meeste flexibiliteit en kwaliteit. Het vraagt wel wat van je regie-kwaliteiten. Overigens voer je nu ook al de nodige regie over je leveranciers van je cloudapplicaties. Dus dat is niet nieuw. Wat je ook doet, overweeg altijd het separaat aanbesteden van je DLO. Zo creëer je geen zogenaamde vendor lock-in. Wil je veranderen in IT-beheer, dan hoef je ook niet zo nodig te veranderen op het gebied van je DLO. Lees hierover ook onze eerdere blogartikel “5 antwoorden voor het kiezen van jouw IT-leveranciers”.
Vergis je niet, Bring Your Own Device (BYOD) is geen 'makkelijke' oplossing
Misschien staat deze ook op de planning voor komend schooljaar. Is dit alleen het kiezen van een apparaat en het regelen van een contract met een dienstverlener? Dat zou het gemakkelijk maken. BYOD-trajecten vragen om een uitgebreide voorbereiding. De vragen en keuzes waar je van tevoren over moet nadenken zijn legio. Hoe regel je de adoptie bij leerlingen en leerkrachten? Hebben leerkrachten de benodigde skills en hoe past het in het onderwijsprogramma? Hoe past een apparaat bij de DLO die je gebruikt? In de praktijk loop ik wel eens tegen de vraag aan hoe je in een BYOD-omgeving toch klassenmanagement kan uitvoeren op de leerlingapparatuur? Dit zijn punten waar je ruim van tevoren over nagedacht moet hebben. Lees meer hierover in het blogartikel "CYOD vs BYOD, wat past het best bij jouw school?" of download onze white paper hierover.
Maak je IT-begroting concreet en tastbaar door het te organiseren in thema's
Hoe komen we tot een voor het bestuur en organisatie goed begrijpbare begroting? Misschien wil je het dit jaar geheel anders doen. We hebben goede ervaringen met de thematische meerjarenbegroting. Hierin koppel je de IT-investeringen aan relevante thema’s in plaats van individuele IT-componenten. Thema’s zijn bijvoorbeeld Leren inzichtelijk maken, Projectgestuurd onderwijs, Samenwerkingsomgeving of misschien wel Veiligheid en Privacy (ook een hot issue tegenwoordig).
Een goed begin richting een thematische meerjarenbegroting is het IT-Bestemmingsplan. Hierin bepaalt de organisatie de ontwikkeling van IT binnen de onderwijsinstelling voor de komende jaren en wat hierbij de kaders zijn. Meer informatie is te vinden in de blogartikelen “Meerjarenbegroting: Wat kost jouw IT?” en “Jouw IT-plan voor het nieuwe schooljaar”.
6 tips om je op weg te helpen
Zo kunnen we wel even doorgaan. Als je iets wilt bereiken, is het dus belangrijk om goed te beginnen. Dat geldt niet alleen voor de drie hierboven geschetste trajecten maar voor ieder project. Hier zijn een paar tips om je op weg te helpen:
Realiseer dat je de meeste invloed op je project hebt aan het begin. Dat is dus bij de voorbereiding. Het in vroegtijdig stadium definiëren van de te maken keuzes en je realiseren wat de effecten zijn van keuzes, brengt je goed op weg om je doelen te bereiken. Een goed begin is het halve werk!
Wil je eens vrijblijvend sparren over de keuzes en voorbereiding van jouw projecten, maak dan een afspraak met mij of met een van mijn collega’s in de agenda onder aan de pagina. Wil je meer weten over het eerste voorbeeld, het aanbesteden van een leerplatform, download dan de whitepaper hierover.
Laat hier je vraag achter