IT uitbesteden: Kans of valstrik?

Een eenduidig antwoord op die vraag is er niet. Er zijn zowel voor- als nadelen aan uitbesteding, en de beste keuze hangt af van de specifieke situatie van de school of scholengroep. Ik neem je graag mee in de voor- en nadelen.

De voordelen van IT-uitbesteding

• Expertise: IT-bedrijven hebben gespecialiseerde kennis en ervaring die scholen vaak missen. Dit kan leiden tot betere IT-prestaties en minder storingen.
• Kostenbesparing: Op de lange termijn kan IT-uitbesteding kostenbesparend zijn. Dit komt doordat IT-bedrijven schaalvoordelen kunnen benutten en efficiënter kunnen werken dan scholen.
• Tijdsbesparing: Door IT uit te besteden, besparen scholen tijd die ze kunnen besteden aan hun core-business: onderwijs.
• Flexibiliteit: IT-uitbesteding kan scholen meer flexibiliteit geven. Zo kunnen ze makkelijker inspelen op nieuwe ontwikkelingen in de IT-wereld.

De nadelen van IT-uitbesteding

• Verlies van controle: Door IT uit te besteden, geven scholen een stukje controle uit handen. Dit kan leiden tot problemen met de communicatie en het beheer van de IT-infrastructuur.
• Kosten: IT-uitbesteding is niet altijd goedkoper dan het zelf in beheer houden van IT. Houd echter ook rekening met kosten die je niet meer hebt; denk bijvoorbeeld aan ziektekosten, vakantiegeld en opleidingskosten.
• Afhankelijkheid: Scholen die hun IT uitbesteden, zijn afhankelijk van de IT-leverancier. Dit kan problemen opleveren als de leverancier niet goed presteert of als er een geschil ontstaat. Goede regievoering op IT wordt daarmee wel uiterst belangrijk!

Sourcingstrategie: De juiste keuze maken

De beslissing om bepaalde IT-diensten al dan niet uit te besteden, moet je niet lichtvaardig nemen. Het is belangrijk om een gedegen sourcingstrategie te ontwikkelen. Wat besteed je wel uit en welke zaken kan je beter in eigen beheer houden? Welke dienstverleners passen bij ons? Op welke manier ga ik leveranciers aansturen en wat (en wie) heb ik daar zelf intern nog voor nodig?

In de strategie doorloop je in ieder geval de volgende stappen:

*Let op dat je bij grotere organisaties wellicht Europees moet aanbesteden.

Tot slot

Door IT uit te besteden kan je als school(bestuur) je dienstverlening op IT verbeteren, kosten besparen of tijd vrijmaken voor je core-business. Het is wel belangrijk om de voor- en nadelen van IT-uitbesteding goed af te wegen en een gedegen sourcingstrategie te ontwikkelen.

Het uitbesteden van IT-diensten betekent wel dat je de regievoering op IT in je eigen organisatie goed moet regelen. Dat kan je zelf organiseren of ook als een dienst afnemen. Dat heet dan Regie as a Service of kortweg RaaS. Als je RaaS afneemt, doe dat dan wel bij een andere partij dan jouw IT dienstverlener, want anders gaat de slager zijn eigen vlees keuren. Kijk ook even naar de vlog die mijn collega Marcel de Jager heeft gemaakt over de overgang van beheer naar IT regie in het onderwijs. 

Heb je nog vragen of wil je meer informatie over dit onderwerp? Neem contact met mij op.