Thema: IT regisseren

Leren met IT: een kwestie van organiseren

Dat IT in het onderwijs een steeds belangrijkere plek krijgt is vooral te zien aan het aantal apparaten wat de scholen wordt binnen gesjouwd. Op zich is dat prima, zonder spullen wordt het sowieso niets. Maar met het effectief en zinvol gebruik van IT in het onderwijs heeft dat niet zoveel te maken. Succesvol toepassen van IT in de klas moet je vooral doen: je moet het goed organiseren.

Van beheer naar regie

Onder druk van ontwikkelingen als cloud computing zijn onderwijsinstellingen bezig met een transformatie. Het technisch beheer verschuift meer en meer naar externe dienstverleners. Centrale IT voorzieningen, zoals servers maar ook applicaties worden steeds vaker als dienst afgenomen. Er zijn, zeker in het onderwijs, ook bar weinig redenen om zelf een serverpark in te richten en te beheren. Het kost alleen maar geld en in kwalitatieve zin levert het ook niets op. De technologie wordt steeds complexer waardoor de IT-afdeling het nauwelijks meer kan bijbenen, en de kosten om het extern te regelen liggen lager. Toch is het niet allemaal hosanna. Je kan delen van de IT omgeving wel uitbesteden maar zonder goede aansturing van externe leveranciers dreigt er een gebrek aan grip. Je moet dus wel de touwtjes in handen te blijven houden, maar hoe dan? 

IT-regieorganisatie

Vraag aan een makelaar wat de drie belangrijkste aspecten zijn bij het verkopen van een huis en het antwoord al zijn: locatie, locatie en locatie. Bij het toepassen van IT in het onderwijs geldt iets vergelijkbaars: organisatie, organisatie en organisatie. En de IT-organisatie, die moet veranderen. Van IT-beheer naar IT-regie. De nadruk moet komen op aansturing van de verschillende leveranciers waarbij de onderwijsinstelling zelf het grotere, overkoepelende, plaatje scherp in beeld houdt. Wat is er voor nodig van de verschillende leveranciers om het boven gelegen doel, wat dat dan ook is, te bereiken? Dat vraagt niet alleen om kennis van IT. Juist de kennis van het onderwijs staat hierbij centraal. IT staat namelijk altijd in dienst van het onderwijs. 

Stappenplan

Nu klinkt de naam IT regieorganisatie wellicht erg zwaar. Voor je het weet heb je een afdeling met allemaal bureaus, koffiemachines en managers met assistenten. En dat is dus niet de bedoeling. In de praktijk is het juist een zeer platte structuur waarbij de meeste taken en rollen vooral erg dicht tegen het onderwijs aan zitten. Hoe je dit doet? 

Het begint bij het formuleren van de opdracht. Wat is het idee? Waarom doen we dit? Wat is de behoefte? We moeten eerst weten welke richting we op willen anders heeft het niet zoveel zin. Maar we moeten ook weten wat er precies voor nodig is om het project succesvol te laten zijn. Wie moeten we betrekken? Hoe gaan we communiceren? Welke randvoorwaarden dienen te worden geregeld? Willen we uitbesteden? Wat wel en wat niet en in welke vorm? Met andere woorden eerst de  sourcingstrategie bepalen en dan daar naar handelen.

Succes creëren door kwartiermaken

Dit proces noemen wij ook wel kwartiermaken. Kwartiermaken is cruciaal om complexe IT projecten tot een succes te maken. De kwartiermaker zal er voor moeten zorgen dat het plan en de beoogde doelen helder en vooral haalbaar zijn. Wat zijn de randvoorwaarden en zijn ze vervuld voordat het project in de uitvoeringsfase gaat? Hoe verhoudt het project zich met de overige doelstellingen van de organisatie? In plaats van problemen moeten oplossen op het moment dat ze ontstaan, gaan we vooral ‘voordenken’. Wat kunnen we nu al voorzien als een mogelijk risico en hoe kunnen we dat oplossen.

Het grote voordeel? De projectmanager krijgt een afgebakende en haalbare opdracht waardoor de kans van slagen van het project flink toeneemt. En hij of zij kan weer sturen op de traditionele driehoek van projectmanagement.