Schoolvoorbeeld
Toen ik recent dezelfde vraag stelde bij een onderwijsorganisatie kreeg ik tot mijn verbazing een zeer gedetailleerd overzicht van alle IT-producten binnen de scholen inclusief werkelijk alle gerelateerde kosten. Men wist precies wat een digitale werkplek uiteindelijk echt kostte. Zo was er onder andere berekend wat de kosten waren van het beheer van het netwerk en die kosten had men vervolgens toegekend aan de werkplek. Het is een methode die ook in het bedrijfsleven veel wordt toegepast. Het klopt als een bus, maar tegelijkertijd kan je ook met dit model lastig sturen. Wat doen we met nieuwe ontwikkelingen, projecten en innovaties? En wat voor effect heeft dat op de kosten van de werkplek?
Scenario denken
Bij Expanding Visions realiseerden wij ons dat zeker in projecten waarin meerdere scenario’s tegen elkaar moeten worden afgewogen bovenstaande methode lastig te gebruiken is. Maar een financiële onderbouwing is juist in het geval van scenarioplanning onontbeerlijk. Wat gebeurt er in financiële zin als we het ene knopje meer naar rechts en het andere meer naar links draaien? Wat levert het op?
De kracht van thematisch begroten
De oplossing ligt in een thematische meerjarenbegroting. Hier worden alle middelen en kosten ondergebracht binnen meerdere thema’s. Zoals bijvoorbeeld infrastructuur, Digitale Werkomgeving (DWO) en de regieorganisatie. Elk van deze thema’s heeft middelen en kosten. Zo dient (bijvoorbeeld) een DWO te worden gebouwd. Daar heb je waarschijnlijk externen voor nodig zoals programmeurs. Maar ook intern zal er menskracht dienen te worden vrijgemaakt. Denk verder ook aan licentiekosten en dergelijke. Als zo’n DWO klaar is, zal je er vervolgens functioneel beheer op moeten zetten. Tegelijkertijd gaan de kosten voor het traditionele werkplekbeheer dalen. En juist hier zit de kracht van de thematische meerjarenbegroting. Het effect van projecten en innovaties kan direct zichtbaar worden gemaakt. Bekijk ook mijn vlog over de thematische meerjarenbegroting.
Sturing op kosten, rendement van projecten
We willen natuurlijk allemaal dat de kwaliteit omhoog gaat, wat dat dan ook is. Maar zonder echt goed inzicht in de kosten is het sturen hierop in het beste geval weinig meer dan een gok. Zonder heldere cijfers kan je ook geen heldere beslissingen nemen. Aan de slag dus met die cijfers zodat je straks antwoord hebt op de vraag wat IT jouw organisatie nu echt kost én oplevert.
Kom je ook? 24 mei 2023 online kennissessie
Expanding Visions heeft 31 jaar aan ervaring uit de praktijk en deze delen we graag met jou in deze sessie over thematisch begroten. Kom je ook?
Laat hier je vraag achter