Edublog > IT-koers bepalen | IT regisseren | Digitale transformatie > Ga voordenken in plaats van nadenken

Ga voordenken in plaats van nadenken

Het was deze week maar betrekkelijk klein nieuws, maar de kans bestaat dat je binnenkort geen belasting meer hoeft te betalen. De ICT-systemen van de belastingdienst staan namelijk op instorten. Deze systemen zijn voornamelijk in de jaren 70 en 80 gebouwd en het onderhoud daarvan staat sterk onder druk. De kennis van het systeem (de computertaal) loopt namelijk de deur uit. Letterlijk, want die mensen gaan met pensioen. Daarnaast lopen de kosten voor onderhoud zo hoog op dat het IT budget klaarblijkelijk grotendeels naar ‘in stand houden’ gaat in plaats van ‘vernieuwen’. Je zou toch denken dat men dit 20 jaar geleden al heeft zien aankomen, toch?

Marcel de Jager foto

Door: Marcel de Jager

IT-regisseur

thinking woman with question mark on gray wall background

De kans bestaat dat je binnenkort geen belasting meer hoeft te betalen, want de ICT-systemen van de belastingdienst staan op instorten. Wat gaat hier mis en welke lessen kunnen we trekken voor het onderwijs?

En dat klopt. Er zijn al jaren plannen voor een grootschalige vernieuwing en deze worden ook uitgevoerd. Alleen hapert dat nogal. Het is in de zomer van 2022 dat het Adviescollege ICT-toetsing een advies uitbrengt over de vernieuwing van het onderdeel Heffen Loonbelasting en Premies

 

“De belangrijkste conclusie van het Adviescollege ICT-toetsing is dat het programma niet in staat zal zijn tijdig zijn doelstellingen te verwezenlijken. Het Adviescollege baseert dit op drie observaties. Ten eerste is de sturing inadequaat. Daarnaast is de programma-aanpak nog onvoldoende uitgewerkt. Ten slotte is de gekozen oplossing mogelijk niet passend.”

 

Het staat er echt. We weten eigenlijk niet goed wat de beste oplossing is, ook niet hoe we daar moeten komen en de organisatie rammelt ook. Het heeft dus bitter weinig met techniek te maken. Of met personeelstekort wat de nieuwe excuustruus schijnt te zijn. Nu zien wij in het onderwijs vergelijkbare ongelukken ontstaan. Gelukkig met (veel) minder impact maar de oorzaken zijn hetzelfde.

Bij de aanschaf van een nieuw systeem is er te weinig aandacht voor wat we nu echt willen en een programma van eisen wordt ook zelden opgesteld. En als het project tot uitvoering komt, dan ontbreekt het aan een goede projectorganisatie.

Of het nu een project is wat het onderwijs erg raakt (zoals een Digitale Leeromgeving, DLO) of vooral technisch van aard is (bijvoorbeeld een Identity en Access Management, IAM, toepassing), de riedel is vaak hetzelfde. Terwijl het echt niet zo moeilijk is om het beter te doen.

 

Als eerste moet er echt goed worden nagedacht over wat we willen bereiken met het product of dienst. Bij de aanschaf van een DLO staat dus de vraag centraal hoe we digitaal lesgeven in ons onderwijs een plek willen geven en wat daarvoor nodig is. Dit gaat dus over onderwijs en niet over de leuke spiegeltjes en kraaltjes van de leverancier. Zonder een heldere visie op wat de toepassing van ‘leren met IT’ kan betekenen voor jouw onderwijs is dit een fikse uitdaging. Nadenken over je eigen onderwijs is soms lastig maar wel noodzakelijk. De leverancier gaat er niet over, jij gaat er over. Schrijf het vervolgens ook op. Beschrijf je eisen en wensen, maak het concreet. En bovenal: betrek de organisatie. Lees ook de checklist Besliscriteria voor het kiezen van een leerplatform.

 

De tweede stap gaat over de uitvoering. Elk project staat of valt met de juiste aansturing. De implementatie van een IAM toepassing lijkt een technisch kunstje. Maar dat is niet zo. Het kan zomaar zijn dat het project alleen echt succesvol is als bepaalde processen worden aangepast. Dit kan dus impact hebben op bijvoorbeeld het HR-proces. En dat gaat niet iedereen leuk vinden. Want we moeten dan iets veranderen wat we al jaren naar tevredenheid doen. Het is ondenkbaar dat dit type projecten zonder een afdoende organisatie van project- en stuurgroep kan plaatsvinden. Eén van de problemen die het Adviescollege ICT-toetsing signaleerde, is dat zelfs over de kleinste details de hoogste bestuurslagen iets moeten vinden. De stuurgroep was stiekem projectgroep geworden.

Het zijn twee hele simpele voorbeelden. Voorbeelden waarvan nagenoeg iedereen zal zeggen ‘natuurlijk doen we dit zo’. Maar het gebeurt veel te weinig. Veel projecten dienen naderhand te worden gerepareerd. Wij zijn te veel bezig met nadenken in plaats van voordenken. Zorg ervoor dat je goed overzicht hebt en houdt. Maak het behapbaar, want alleen zo kunnen projecten slagen (meer hierover in Blended begeleiding voor adoptie).

 

In deze column staat meerdere keren het woord 'systeem'. En dat is nu net het woord wat je moet zien te vermijden. Het is namelijk het meest misbruikte woord in de Nederlandse taal. Als we iets niet meer kunnen overzien of snappe,n dan plakken we achter het onderwerp het woord systeem. Dat maakt het ingewikkeld. Zoals belastingsysteem….

Laat hier je vraag achter

Een keer samen van gedachten wisselen?

Kom in contact
Contact_Marcel_grijs

Ik help je graag verder

EV
Marcel de Jager

Lees ook de andere edublog artikelen

Blended begeleiding voor adoptie
stapsgewijze begeleiding
  • De status quo bias in het onderwijs
  • SIVON beveelt betaalde Google Workspace versies aan voor gegarandeerde veiligheid
  • IT uitbesteden: Kans of valstrik?
  • Hoe een bestemmingsplan helpt bij het realiseren van ambities