Edublog > IT-koers bepalen | IT regisseren > Hoe je grip houdt op je IT-uitgaven

Hoe je grip houdt op je IT-uitgaven

Scholen ervaren het meer en meer. Er gaat veel geld om in IT. Natuurlijk steekt het nog schril af bij de bedragen voor personeel, maar het is serieus geld. Geld wat je maar één keer kan uitgeven. Hoe doe ik dat als schoolorganisatie als het gaat om IT? En geeft mijn meerjarenbegroting IT wel voldoende inzicht om beslissingen te nemen of is het een kostenoverzicht?

Door: Marcel de Jager

Expanding Visions

Neem contact op

Gepubliceerd op 25 maart 2024

IT kost serieus geld

De verbeteringen die bereikt worden dankzij IT zijn soms snel realiseerbaar. Echter veel thema’s vragen een lange adem. De trade-off is vaak om relatief weinig te investeren voor een minder structurele oplossing of om te kiezen voor een hogere investering die een structureel karakter heeft. Hoe weeg je dat af en hoe hou je het overzicht? En hoe maak ik een meerjarenbegroting IT die meer is dan een kostenoverzicht?

Thematisch denken

Een thematische meerjarenbegroting IT geeft schoolorganisaties zicht op de toekomst. Het dwingt het management om na te denken over nu, maar ook over de aankomende jaren. Welke verbeteringen zijn (wettelijk) noodzakelijk en welke kwalitatieve verbetering zijn gewenst en afgeleid uit het onderwijsbeleid van de school. Daarbij denk je in thema’s. Dat werkt pragmatisch en maakt direct duidelijk in welke ‘hoek’ de kosten vallen en waar de verbeteringen mogelijk zijn. Alle IT gerelateerde kosten, ook versluierde IT-kosten bij conciërges of i-coaches op scholen, worden aan thema’s gebonden.

Inzicht

Per thema worden dan afwegingen gemaakt voor de toekomst. Wat is belangrijk en wat is heel belangrijk? Immers elke verbetering dient uiteindelijk ten goede te komen aan de kwaliteit van het onderwijs. Zo is het thema ‘identity and accessmanagement’ een thema voor scholen die toegang en rechten op (korte) termijn goed willen regelen met het oog op veiligheid en privacy. En elke Chromebook, laptop of PC die wordt aangeschaft heeft een doel als werkplek voor een medewerker (thema ‘werkomgeving’) of als leerplek (thema ‘leeromgeving’) voor een leerling/ student. In het thema ‘leeromgeving’ valt ook de discussie wat de (financiële) gevolgen zijn als overwogen wordt om leerlingen een eigen devices mee laten nemen. In onze blogpost schrijven we over Het belang van een goede device keuze.

Kortom...

Na een goed gesprek, een kop koffie en het nodige speur- en analysewerk naar wat nu daadwerkelijk de IT-kosten binnen een schoolorganisatie zijn, zou het zomaar kunnen zijn dat je ambities naar boven worden bijgesteld. Omdat de financiële situatie overzichtelijk wordt voor de komende jaren, kan je zomaar tot andere inzichten komen.

Bekijk hieronder ook onze vlog over de meerjarenbegroting.