Klantverhaal: De digitale transformatie van de OBA naar een moderne bibliotheek

De transformatie van klassieke naar moderne bibliotheek

De OBA bevindt zich midden in een spannende transformatie. Waar de bibliotheek vroeger een klassieke rol vervulde, is zij nu bezig om zich te ontwikkelen tot een moderne en veelzijdige voorziening. Daarbij wordt kritisch gekeken naar de dienstverlening: welke diensten biedt de OBA zelf aan, en waar is het zinvol om samen te werken met andere partijen?

Een mooi voorbeeld van deze vernieuwing is OBA Next. Wat begon als een visie voor de bibliotheek van de toekomst, is uitgegroeid tot een concreet antwoord op de vraag: Welke rol wil je spelen in je eigen leefomgeving? OBA Next is gestart op de Zuidas en zal zich de komende zes jaar verder ontwikkelen.

Het wordt een plek waar leren, ontwikkelen en ontmoeten centraal staan, met als doel om kansengelijkheid te bevorderen. Via een breed scala aan activiteiten helpt OBA Next Amsterdammers bij het ontwikkelen van talenten en digitale vaardigheden. De samenwerking tussen de gemeente Amsterdam, de OBA en verschillende maatschappelijke organisaties zorgt ervoor dat deze nieuwe bibliotheek een inspirerende, toegankelijke plek wordt voor iedereen in de stad. Tegelijkertijd draagt OBA Next bij aan de ontwikkeling van de Zuidas tot een diverse en levendige wijk.

Wat betekent Informatie Technologie (IT) voor de OBA?

IT is voor de OBA net zo onmisbaar als de lucht die we inademen; zonder IT kan de bibliotheek niet functioneren. Zelfs het uitlenen van boeken is tegenwoordig volledig afhankelijk van technologie.

Momenteel werken we aan een groot project: de vervanging van onze bedrijfsapplicaties en de selectie van een nieuwe HRM-dienstverlener. Dit traject begon toen ADP, onze huidige HRM-partner, aangaf te stoppen met de dienstverlening. Dat moment werd een kans om niet alleen naar nieuwe HRM-oplossingen te zoeken, maar ook onze financiële systemen te herzien. Voorheen werkten we met Exact Globe en werd het technisch beheer gedaan door Itsus. Maar om onze processen te stroomlijnen en onze systemen beter te integreren, hebben we een Europese aanbesteding gestart voor nieuwe bedrijfsapplicaties.

De tijdsdruk is groot, dus we beginnen met een basisimplementatie en richten ons eerst op de meest voor de hand liggende verbeteringen. Vanaf 1 januari 2025, zodra we zijn overgestapt op het nieuwe systeem, zullen we ons verder richten op het optimaliseren en automatiseren van de processen.

Van beheer naar regie

Onze IT-organisatie is in transitie; we bewegen van het zelf uitvoeren van IT-taken naar een regiemodel, waarin we de controle houden, maar strategisch meer beheertaken uitbesteden. Momenteel bestaat ons IT-team uit 12 personen die IT-diensten beheren voor de 28 OBA-locaties, zowel voor de publieksvoorzieningen als voor de interne organisatie. We hebben een centrale servicedesk waar medewerkers terecht kunnen voor vragen op het gebied van ICT, Facilitair, Financiën en HRM.

Een belangrijk onderdeel van deze transitie is de doorontwikkeling van onze IT-kennis. Projecten zoals de vervanging van de bedrijfsapplicaties dragen bij aan de opbouw van expertise binnen de organisatie, wat ons helpt om sterker te staan in onze regierol. Zo kunnen we in de toekomst niet alleen effectiever aansturen, maar ook beter inspelen op de technologische behoeften van de organisatie.

Succesvolle begeleiding bij de vervanging van bedrijfsapplicaties en HRM-dienstverlening

Het vervangen van bedrijfsapplicaties en het kiezen van een nieuwe HRM-dienstverlener zijn geen alledaagse projecten voor de OBA. Omdat deze trajecten zelden voorkomen, ontbreekt de routine om ze zelfstandig aan te pakken. Daarom hebben we Expanding Visions (EV) uit Huizen ingeschakeld om ons door dit proces te begeleiden. Expanding Visions heeft een belangrijke rol gespeeld door een ervaren procesmanager in te zetten, ondersteund door twee gespecialiseerde consultants. Eén consultant richtte zich op het inkoopproces, terwijl de andere zich bezighield met het vormgeven van onze specifieke eisen en wensen op het gebied van financiën en HRM. Hun expertise was cruciaal om het project snel en efficiënt in de markt te zetten, ondanks de krappe deadlines.

Een goede projectaanpak was essentieel gezien de korte tijd tot implementatie. Expanding Visions zorgde voor een gestructureerde aanpak door eerst een businesscase op te stellen. Deze businesscase bood een duidelijk kader waarmee we de voortgang en tussenresultaten konden evalueren. Dit was van groot belang om de OBA klaar te stomen voor de volgende fase.

Dankzij de begeleiding van Expanding Visions kan de OBA met vertrouwen vooruitkijken naar een succesvolle uitvoering, met de zekerheid dat het project effectief wordt gemanaged en onze doelen worden behaald.

Wat is je belangrijkste leerpunt?

Het grootste leerpunt tot nu toe is dat we een volgend project op dezelfde manier gaan aanpakken. Timing en momentum zijn cruciaal voor het succes van een project. Het huidige project zit in een goede flow, waarin de betrokkenen helder voor ogen hebben wat de doelen zijn en de voortgang volgens plan verloopt. Deze positieve dynamiek benadrukt voor de OBA hoe belangrijk het is om projecten in een vroeg stadium goed te structureren en duidelijke sturing te geven.

Wat we hiervan meenemen, is dat de aanpak die we nu hanteren, een sterke blauwdruk vormt voor toekomstige projecten. Door vanaf het begin te werken met een gestructureerde aanpak en externe expertise zoals die van Expanding Visions, kunnen we ook in toekomstige trajecten slagvaardig en efficiënt handelen. Het creëren van een helder plan, gecombineerd met het aanhouden van een goed ritme in de uitvoering, blijkt essentieel om een project binnen de gestelde tijd en doelen succesvol af te ronden. Dit leerpunt geeft ons het vertrouwen om toekomstige projecten op dezelfde manier te benaderen en door te zetten met vergelijkbare methodieken.