IT-plannen en -begrotingen moeten te begrijpen zijn, ook voor niet IT’ers. Het moet duidelijk zijn waaraan de schaarse middelen worden besteed. Hoe doe je dat?
Het gezegde "bij mist niet uitvaren" is een wijsheid die al eeuwenlang wordt overgedragen en is duidelijk geworteld in de maritieme geschiedenis. Het is geënt op veiligheid. Naast de letterlijke betekenis heeft het gezegde ook een figuurlijke betekenis gekregen. Het wordt gebruikt om aan te geven dat het verstandig is om af te wachten in onzekere situaties en geen risico's te nemen.
Kort geleden blogde mijn collega Marcel de Jager een artikel over thematisch begroten met de hamvraag: hoe duur is IT bij jou?
De sleutel ligt bij een goede meerjarenbegroting IT. In dit artikel wordt dieper ingegaan op wat een goed leesbare meerjarenbegroting is, maar ook wat het voorwerk is om deze überhaupt op te kunnen stellen.
Door: Krijn Padmos
Expanding Visions
Thematische meerjarenbegroting
Hoe gaat het nu meestal bij een begroting van IT? Vaak worden aan het begin van de begrotingsronde alle individuele componenten zoals pc’s, borden, softwarelicenties, netwerkapparatuur en verbindingen op een rijtje gezet. Er wordt een prijs aan gehangen en klaar is Kees. Je mist alleen de verbinding met het hogere doel en vergeet de opbrengsten. Daarom heeft Expanding Visions de thematische meerjarenbegroting ontwikkeld.
Hoe gaat dit in zijn werk?
Het vertrekpunt is het strategisch beleidsplan en het daaraan afgeleide schoolplan. Hieruit ga je de thema’s destilleren die nodig zijn om deze bovenliggende plannen te realiseren. Thema’s (niet uitputtend) zijn bijvoorbeeld:
Als de thema’s bekend zijn, wordt gekeken welke IT-bouwstenen daarvoor nodig zijn. Bovenstaand figuur illustreert dit. Aan thema’s kan je ook opbrengsten koppelen. Sommige thema’s kunnen op vlakken leiden tot lagere exploitatiekosten op het gebied van IT of werkproces. Als je weet wat een bepaald thema je kost en ook oplevert, kan een bestuurder ook gemakkelijker beoordelen of dit het de organisatie waard is. Thematiek is bedoeld voor inzicht en grip.
Hoe kom je aan de thema’s?
Thema’s stel je interactief vast met het onderwijs en de IT-organisatie. Hierbij worden alle stakeholders betrokken. Je brengt als het ware vraag en aanbod samen. Omdat geld en menscapaciteit altijd schaars zijn, zal je dit ook moeten koppelen aan ambitie. Wat doe je wel en wat niet of wat doe je later. Vertrekpunt is het strategisch beleidsplan en de daaruit opgestelde visie op leren met IT. Het met elkaar nadenken hierover is een waardevolle exercitie. Het creëert betrokkenheid en ook draagvlak voor de met elkaar gemaakte keuzes. Zeker als bepaalde thema’s later op de agenda moeten terugkomen (prioritering). De reis die je met elkaar maakt is net zo belangrijk als het bereiken van de bestemming. De verzameling aan thema’s als de uitdagingen op gebied van de besturing van IT (IT-governance) worden opgenomen in een zogenaamd IT-bestemmingsplan.
IT-bestemmingsplan
Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Het is daarom lastig om een vastomlijnd plan te maken voor bijvoorbeeld een periode van 5 jaar. Je wilt echter wel richting hebben. Daarom is het IT-bestemmingsplan ontwikkeld. Het IT-bestemmingsplan is naar analogie van een gemeentelijk bestemmingsplan. In een gemeentelijk bestemmingsplan wordt vastgelegd wat mag en niet mag binnen een bepaald geografisch gebied, bijvoorbeeld op gebied van wonen, werken, recreatie en sport.
Voor IT is het een plan waarin je de kaders met elkaar vastlegt waarbinnen IT zich ontwikkelt binnen een organisatie. Het vertrekpunt voor het IT-bestemmingsplan is enerzijds het strategisch beleidsplan en de afgeleide Visie op ‘Leren met IT’. Anderzijds biedt technologie je de kans om het onderwijs te vernieuwen en werkprocessen te optimaliseren. Beiden worden bepaald vanuit maatschappelijke, onderwijskundige en technologische ontwikkelingen. Bij het beantwoorden van de vragen hoe je je visie op ‘Leren met IT’ kan invullen kom je op de thema’s. Alle projecten of programma’s die nodig zijn om de thema’s te realiseren, worden getoetst aan de kaders die in het IT-bestemmingsplan zijn opgenomen.
Inhoud
Expanding Visions hanteert 10 punten bij het opzetten van een IT-bestemmingsplan. Enkele daarvan als voorbeeld zijn:
Wil je ook veilig varen en meer grip op de IT van je organisatie of wil je meer weten over het IT-bestemmingsplan c.q. de thematische meerjarenbegroting?
Laat hier je vraag achter