SIVON beveelt betaalde Google Workspace versies aan voor gegarandeerde veiligheid

SIVON en SURF adviseren de aanschaf van Google Workspace for Education Standaard of Plus

Scholen kunnen veilig gebruik blijven maken van Google Workspace (GWfE). Daarbij is het wel belangrijk wijzigingen door te voeren in de instellingen, en dit is alleen mogelijk in de betaalde versies van GWfE, namelijk GWfE Standaard en GWfE Plus. Ook het gebruik van Chrome OS en de Chrome-browser voor Chromebooks is onder de loep genomen. Google heeft op verzoek een speciale modus in ChromeOS ontwikkeld, waardoor dit veilig te gebruiken blijft binnen het onderwijs.

Voor de details van het onderzoek en de resultaten van de DPIA's en DTIA's lees het artikel van SIVON.

Lees ook het artikel Wanneer betaalde Google en Microsoft versies interessant zijn voor jou.

De vereiste acties voor jou

• Heb je nog geen betaalde GWfE versie, oftewel gebruik je nu GWfE Fundamentals? Laat je dan informeren welke betaalde versie het meest geschikt is voor jou en schaf de upgrade aan. Als officieel Google for Education Partner, is de Aerobe Servicedesk gespecialiseerd in de verschillende versies en kan jou persoonlijk adviseren over de beste keuze voor jou. Tevens kan de Servicedesk ook een demo geven. Bekijk hier het overzicht van de verschillende GWfE versies.
• Google heeft nieuwe functies en ChromeOS-voorwaarden beschikbaar in de Google Beheerdersconsole. Als je de nieuwe voorwaarden accepteert, hebben scholen de mogelijkheid een modus voor gegevensverwerking te activeren voor een reeks ChromeOS-functies en -services ('essential services'). Deze moet je zelf activeren. Je bent niet verplicht dit te doen, maar zijn richtlijnen van het beleid van de overheid en SIVON. 
• De rol van Google gaat van verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens (incl. servicegegevens) naar hoofdzakelijk een gegevensverwerker voor de essential services. Dat betekent dat je als school meer controle krijgt over je Servicedata (ook wel metadata genoemd door de overheid). Een voorbeeld van servicedata zijn bijvoorbeeld gebruikersstatistieken. 
• Als je de essential services accepteert, kan Google persoonsgegevens van klanten alleen verwerken voor de volgende activiteiten:
  • De essential services leveren, onderhouden en verbeteren;
  • Beveiligingsbedreigingen, risico's, bugs en andere afwijkingen opsporen en verhelpen;
  • Updates aan de essential services waarop je bent geabonneerd ontwikkelen, leveren en installeren.
• Let op! De goedkeuring voor gebruik van Chromebooks is uitsluitend van toepassing op beheerde Chromebooks. Beheren doe je met een Chrome Education Upgrade licentie.

Heb je vragen? Neem dan contact op met onze servicedesk via servicedesk@aerobe.net.

En Windows dan?

SURF en SIVON hebben nog geen concrete afspraken gemaakt om een onderzoek te starten rondom het veilig gebruiken van Windows in het onderwijs.

Waarom een Chrome Education Upgrade licentie?

Deze licenties zorgen ervoor dat je de Chromebooks die je leerlingen gebruiken volledig in beheer hebt (lees over wat het beheer inhoudt in het blogartikel ChromeOS volledig benutten met een Upgrade licentie). In de praktijk worden deze licenties vaak kortweg 'Chrome licenties' genoemd. Het betreft een eenmalige licentie die geldig is voor de levensduur van de Chromebook. De aangeschafte licenties worden aan jouw Google Workspace for Education domein toegevoegd en beheerd. Licenties worden dus niet in een Chromebook geïnstalleerd maar maken deel uit van jouw Google Workspace. Neem contact op met Servicedesk@aerobe.net als je deze licenties nodig hebt. Als officiële Certified Google Education Partner kunnen we jouw licenties aanvragen en voor je beheren.