Klantverhaal: Hoe Aerobe de beheer(s)tijd voor RVKO heeft gehalveerd

Het begon met een turbulente start...

RVKO is een stichting met 67 scholen voor primair onderwijs en speciaal basisonderwijs in de regio Rotterdam met ruim 22.000 leerlingen. Als beleidsmedewerker ICT was Jeroen betrokken vanaf de start voor het kiezen van een nieuwe digitale leeromgeving. "Nadat we op bezoek zijn geweest bij INOS in Breda en Stichting De Waarden in Zevenbergen waren we overtuigd. Beide stichtingen gebruikten het Aerobe open leerplatform in combinatie met Google Workspace for Education al geruime tijd en toen we het daar in actie zagen, waren we direct enthousiast."

"Net voor de Corona-periode zijn we gestart met tien scholen in een pilot. Mede door de 'leren op afstand' functie in Aerobe besloten we een versnelde implementatie te doen. In de turbulente periode van de eerste lockdown hebben we het voor elkaar gekregen om in slechts één week maar liefst 29 scholen te migreren, zodat ze direct konden profiteren van Aerobe! Alle leerkrachten moesten op afstand instructie krijgen en er direct mee aan de slag gaan. Doordat het platform echt voor het onderwijs gemaakt is, werkt het heel intuïtief voor de leerkracht, en had iedereen het snel onder de knie. Rond de herfstvakantie van 2020 waren alle 67 scholen over op Aerobe."

Inmiddels gebruiken leerkrachten Aerobe op dagelijkse basis. "Wel blijft het belangrijk om iedereen regelmatig bij te praten en bij te scholen. Iedereen is druk en vergeet weleens alle mogelijkheden die het platform kent. Nieuwe functionaliteit nemen we mee in onze maandelijkse (ICT-)nieuwsbrieven en bij grote veranderingen, zoals het nieuwe webfilter, komt het in de wekelijkse nieuwsbrief. Tevens is er de ambitie bij RVKO om een ICT-component toe te voegen aan de onboarding van nieuwe collega's. Een starttraining Aerobe zou hierin een vast onderdeel worden." Aerobe zelf organiseert maandelijks een opfris webinar voor al haar gebruikers.

We vroegen Jeroen en Jeffrey welke waardevolle inzichten ze, vanuit hun expertise als beleidsmedewerker en stafmanager ICT, kunnen delen met andere scholen die overwegen voor Aerobe te kiezen.

1. Het automatiseren van beheerprocessen zorgt voor efficiëntie en tijdwinst

Eén van de grootste voordelen die RVKO heeft ervaren met Aerobe is de manier waarop leerlingen toegang krijgen tot hun Chromebooks. Voorheen was dit een arbeidsintensief proces dat veel tijd vergde van zowel IT-beheerders als leerkrachten. Met Aerobe is dit proces nu geautomatiseerd. Dit heeft niet alleen de werklast verminderd, maar ook de efficiëntie verhoogd.

Leerkrachten kunnen zelf gemakkelijk leerlingen toegang geven tot apps. "Aerobe is intuïtief en vraagt niet veel studie om ermee te kunnen werken", krijgt Jeroen ook terug van leerkrachten. De automatische toegang voor leerlingen door middel van de Aerobe pas met QR-code levert veel tijdwinst op, en daarmee meer onderwijstijd. 

2. Betrouwbare en snelle support geeft vertrouwen

Een ander belangrijk aspect is de support die RVKO ontvangt van Aerobe. Hoewel ze zelden de Aerobe Servicedesk nodig hebben vanwege de stabiliteit van het platform, is het geruststellend om te weten dat hulp snel beschikbaar is wanneer dat nodig is. De servicedesk van Aerobe is een 'skilled servicedesk'. "We bellen of mailen de Aerobe Servicedesk als er iets is, en ze lossen 99% van de zaken direct op."

De IT-afdeling van RVKO, die verantwoordelijk is voor maar liefst 15.000 Chromebooks en 22.000 leerlingen, heeft hun beheerwerkzaamheden drastisch zien afnemen dankzij Aerobe. Jeroen beheert dit alles en spendeert er inmiddels slechts een halve dag per week aan. Dit lage onderhoudsniveau is een bewijs van de efficiëntie en betrouwbaarheid van het Aerobe open leerplatform in combinatie met Chromebooks en Google Workspace for Education.

3. Het standaardiseren van een digitale leeromgeving binnen de stichting biedt voordelen

"Wij adviseren om binnen een stichting één digitale leeromgeving te gebruiken. Dit is wel zo prettig voor de IT-afdeling en zeer zeker voor leerkrachten die op meerdere locaties lesgeven. Een gestandaardiseerde omgeving biedt niet alleen meer veiligheid, maar is ook minder foutgevoelig en eenvoudiger te beheren."

4. Het kiezen van specialistische oplossingen geeft flexibiliteit 

In plaats van te kiezen voor een all-in-one oplossing van een totaalaanbieder, heeft RVKO per onderdeel gekozen voor gespecialiseerde leveranciers. "Dit maakt dat je per onderdeel de beste keuze voor je stichting kan maken en daarbij behoud je alle flexibiliteit", legt Jeroen uit. Deze aanpak heeft RVKO in staat gesteld om voor ieder aspect van hun digitale infrastructuur de meest geschikte en effectieve oplossingen te implementeren.

Tot slot

De ervaringen van RVKO met Aerobe laten duidelijk zien dat het platform een waardevolle investering is voor scholen die hun digitale leeromgeving willen optimaliseren. Met voordelen als klassenmanagement voor leerkrachten, geautomatiseerde toegang voor leerlingen, betrouwbare ondersteuning, en een flexibele en efficiënte beheersstructuur, biedt Aerobe een solide basis voor een toekomstgericht onderwijs.

"Nieuwe scholen die overwegen om Aerobe te gebruiken, kunnen gerust zijn in de wetenschap dat ze niet alleen hun IT-beheerslast verminderen, maar ook een aanzienlijke tijdwinst boeken die direct ten goede komt aan het onderwijsproces."