Aeres is een onderwijsinstelling in de groene sector die door overnames en fusies de afgelopen jaren is uitgegroeid tot een scholengroep met zo’n 25 locaties. Aeres heeft 15.000 leerlingen en studenten en ruim 2.200 medewerkers, verdeeld over vmbo, praktijkonderwijs, mbo en hbo. Daarnaast geeft Aeres commerciële trainingen aan 15.000 cursisten per jaar.
De overnames en fusies van autonome onderwijsorganisaties hebben geresulteerd in een ‘lappendeken’ van IT. Elke scholengroep bracht haar eigen IT mee. Dit zijn we nu aan het omvormen. We willen generieke faciliteiten centraal aanbieden door te harmoniseren en standaardiseren. Werken onder architectuur is de richting die we volgen. Aan het woord is Hans Thalen, die als informatiemanager van Aeres nauw betrokken is bij de vervanging van de Identity and Access Management (IAM) oplossing binnen Aeres.
Waarom wilde je IAM vervangen?
IAM vernieuwen is een belangrijke stap voor Aeres in het kader van veiligheid en beheer. Aeres kent vele autonome organisaties met veelal hun eigen oplossingen ten aanzien van toegang en het uitgeven van rechten. Die moeten bij elkaar worden gebracht. We willen een robuuste en toekomstvaste oplossing die breed binnen Aeres toepasbaar is en een uniforme gebruikerservaring geeft.
Aeres is in onderwijsland een complexe organisatie. Alleen al in het reguliere onderwijs hebben vmbo, mbo en hbo elk hun eigen bronsysteem voor studenten/ leerlingen. Voor medewerkers is AFAS het bronsysteem. En daar moeten de nodige doelsystemen op aansluiten. Het selecteren van een passende IAM-tool heeft ons genoodzaakt om buiten de gebaande paden te kijken. Uiteindelijk hebben we de keuze gemaakt voor One Identity. Dit lijkt tot op heden een goede keuze.
Wat waren de aandachtspunten in het project?
Aeres heeft bij de implementatie van One Identity veel tijd besteed aan de processen. Dat werd mede ingegeven door het feit dat de implementatiepartner geen ervaring had in het onderwijs. Met name de processen ten aanzien van groepen en groepswisselingen bij de schooljaarovergang vormen per definitie een uitdaging in het onderwijs. We hebben ruim de tijd genomen om de business rules helder te definiëren. Toen die eenmaal waren vastgelegd, hebben we meters kunnen maken. Aeres is tevreden over de reeds behaalde resultaten. Er zijn grote stappen gemaakt, maar er liggen ook nog voldoende uitdagingen. Meer regie op bedrijfskritische doelsystemen en het verder verminderen van handmatig accountbeheer staan hoog op de prioriteitenlijst. We willen meer zaken geautomatiseerd regelen, waardoor de privacy gewaarborgd blijft en het beheer eenvoudiger wordt.
Waarom Expanding Visions?
Op basis van onze positieve ervaringen met Expanding Visions in het verleden, hebben we ervoor gekozen om opnieuw met hen samen te werken. Advieswerk draait om mensen, en een goede samenwerking vraagt om wederzijds begrip en een sterke klik. Dit hebben we al eerder ervaren met Expanding Visions. Zij hebben ons zowel inhoudelijk als procesmatig uitstekend begeleid bij de stappen die we hebben genomen. Hun advies en begeleiding was vooral van grote waarde om de voortgang te waarborgen en de structuur te behouden.
Hoe is het IAM vernieuwingsproject verlopen?
Het is een groot project met veel stakeholders. Het is altijd lastig om aan zo’n groot project te beginnen. We werden geholpen door de huidige leverancier die hun IAM-applicatie uit de markt wilde nemen. Daardoor ontstond urgentie en moesten we gaan bewegen.
Wat zou je anders doen met de kennis van nu?
Niet alles tegelijk. We zijn met veel bronsystemen en doelsystemen tegelijk bezig geweest. Daardoor was het soms verwarrend. Processen zijn soms net even anders in het hbo, mbo of vo. Een fasering aanbrengen op basis van onderwijsniveau geeft voor jezelf meer overzicht en je loopt minder risico in het project. En verder is een belangrijk leerpunt: ‘Gewoon beginnen’.
Had Aeres dit project niet zelfstandig op kunnen pakken?
Natuurlijk hadden we dat kunnen proberen, maar het is wel een project dat wij als onderwijsinstelling niet dagelijks doen. De ervaring en kennis van Expanding Visions in dit soort trajecten heeft een duidelijke meerwaarde voor ons gebracht. Wij kijken hier met een goed gevoel op terug.
Wil je meer weten over Expanding Visions? Neem dan contact met mij op.
Laat hier je vraag achter