Een verplichting met voordelen
Het Normenkader schrijft niet letterlijk voor dat scholen al hun licenties moeten inventariseren. Wel vraagt het om overzicht, beheersing en verantwoording van alle digitale systemen en leveranciers. Grip op je licenties helpt dus niet alleen om aan de normen te voldoen, maar ook om verspilling tegen te gaan, regie te vergroten en beter beleid te voeren. In een tijd waarin digitalisering doorgroeit en budgetten onder druk staan, is dat geen luxe, maar noodzaak.
Lees ook Normenkader IBP: weten hoe je er nu voor staat.
Waarom inzicht vaak ontbreekt
In veel schoolbesturen gebeurt de aanschaf van digitale tools decentraal. Verschillende scholen maken gebruik van uiteenlopende pakketten van uitgevers of andere aanbieders. Vaak met doorlopende licenties. Het overzicht ontbreekt, en dat maakt het lastig om te sturen op gebruik, effectiviteit en kosten. ICT en onderwijs opereren soms langs elkaar heen, waardoor licentiebeheer een blinde vlek blijft.
Een bijkomend risico is het ontstaan van zogeheten 'schaduw-IT': digitale middelen die buiten het zicht van ICT worden ingezet. Denk aan tools die individueel door leerkrachten of teams zijn aangeschaft zonder centrale afstemming. Dit vergroot de kans op dubbelgebruik, ongebruikte licenties, maar ook op risico’s rondom privacy, beveiliging en compliance. Juist hier helpt centraal inzicht om grip te krijgen en risico’s beheersbaar te maken.
Praktijkvoorbeeld: €300.000 bespaard bij ASG
De Almeerse Scholen Groep (ASG), met 48 locaties in het basis-, speciaal- en voortgezet onderwijs, liep tegen precies dit probleem aan. Dankzij het gebruik van Aerobe kreeg ASG voor het eerst gedetailleerd inzicht in het licentiegebruik per school. Dat leidde tot verrassende inzichten: op sommige locaties werd minder dan 2% van bepaalde licenties daadwerkelijk benut. Door scherper te sturen kon ASG overbodige licenties schrappen, goed voor een structurele besparing van ruim €300.000. Lees het hele verhaal Klantverhaal: Almeerse Scholen Groep en Aerobe: 5 jaar succesvol partnerschap.
Toekomstbestendig digitaal beleid: van inzicht naar regie
Inzicht is de eerste stap, maar het biedt ook ruimte voor betere keuzes. Door zicht te hebben op wat wel en niet gebruikt wordt, kunnen scholen bewuster kiezen voor tools die waarde toevoegen. Daarnaast maakt het leerkrachten zelfstandiger en verlicht het de druk op ICT-afdelingen. Denk aan lokaal beheer van accounts of directe toegang voor invallers zonder tussenkomst van ICT.
Met thema’s als digitale geletterdheid en AI in opkomst, wordt goed licentiebeheer alleen maar belangrijker. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook om verantwoord en effectief digitaal onderwijs te organiseren. Het Normenkader biedt hiervoor een duidelijk richtsnoer – maar de praktijk laat zien dat wie het goed aanpakt, er ook veel voordeel uit haalt.
Ook grip krijgen op licenties en gebruik?
Benieuwd hoeveel digitale tools er binnen jouw stichting draaien, en wat ze opleveren? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek of lees hoe andere schoolbesturen grip kregen op hun digitale middelen. Meer inzicht begint met een eerste stap.