Klantverhaal: ICT-transformatie bij de Bibliotheek Deventer: gemak, genot en gewin als basis voor succes

Bij de Bibliotheek Deventer draait het al lang niet meer alleen om boeken

De Bibliotheek Deventer is een middelgrote stadsbibliotheek, midden in de boekenstad Deventer. Daar waar Deventer een rijke historie kent rondom boeken en boekdrukkunst, draait het bij de Bibliotheek al lang niet meer uitsluitend om boeken. Tegenwoordig levert de Bibliotheek een breed scala aan diensten. Hierbij is ICT een onmisbare schakel om de nieuwe vormen van dienstverlening te kunnen faciliteren. 

De Bibliotheek Deventer zet in op digitalisering

In haar missie zegt de Bibliotheek Deventer: “Wij zijn dé marktplaats voor kennis, informatie en inspiratie. Wij zijn het hart van Deventer Boekenstad. Wij maken ons sterk voor de ontwikkeling van de inwoners van de gemeente Deventer.” 

Dit doen we onder andere door zoveel mogelijk aan te sluiten bij inwoners, wijken en partners. Daarbij hanteren we een aantal gradaties van betrokkenheid. Soms zijn we super betrokken en organiseren we van alles samen, soms faciliteren we alleen maar. Ook is er een experimentele locatie die we samen met lokale bewoners, scholen en muziek- en kunstcentra vormgeven. 

Digitalisering speelt bij al onze activiteiten een belangrijke rol. We hebben bijvoorbeeld samen met Collectie Overijssel een gezamenlijk magazijn. Nu worden bibliotheekstukken uit dit magazijn vaak fysiek vervoerd van en naar de bibliotheken. Het bekijken van deze stukken zal in de toekomst steeds vaker digitaal gebeuren. Samen met Google hebben we al zo’n 6.000 stukken gedigitaliseerd. Hier zitten ook stukken bij met historische waarde. Het is niet uitgesloten dat de gehele collectie gedigitaliseerd zal worden. 

Hoe ICT georganiseerd is bij de Bibliotheek

De Bibliotheek heeft zelf geen ICT’ers in dienst en dat zal voorlopig wel zo blijven. We hebben de techniek en het beheer uitbesteed. Wel doet de Bibliotheek het eerstelijnsbeheer zelf. Als er verdere externe expertise nodig is huren we die in, bijvoorbeeld bij EV. Momenteel zijn we bezig met het verder inrichten van de IT-regiefunctie als richting voor de toekomst.

Onlangs hebben we een informatieplan opgesteld. Vanuit de regiefunctie gaan we nu starten met de opvolging daarvan. We hebben nu de basis op orde en een goed werkende en afgeschermde kantooromgeving. De volgende stap is focus leggen op de externe ICT. De inzet daarbij is het delen van informatie met onze samenwerkingspartners.  

Wat heeft EV jullie gebracht?

15 jaar geleden, toen we onze eerste opdracht met EV uitvoerden, leerde iemand van EV mij de 3 G's: Gemak, Genot en Gewin. Als je iets voor de bezoekers van de Bibliotheek en de medewerkers wil betekenen, moet je zorgen voor Gemak, Genot en Gewin. We hebben daar zelf nog 2 G’s aan toegevoegd: Geen Gedoe. 

Van EV hebben we de kennis ingehuurd. Voor de diverse aanbestedingen was marktkennis nodig en kennis van de nieuwste ontwikkelingen. Daarnaast heeft EV de nodige Service Level Agreements, plannen van aanpak, dossierafspraken en procedures opgesteld. Bij elkaar allemaal nodig om uiteindelijk die 5 G’s goed in te vullen. Tevens ontzorgde EV ons met een projectmanager. Hij zorgde voor continuïteit en vulde tegelijkertijd een capaciteitsgat bij de Bibliotheek.  

Leerpunten

Leerpunt is dat externe hulp van toegevoegde waarde kan zijn. Dit is een stukje besef. Het kost in het begin wat, maar het bespaart je geld op de langere termijn. Verder hebben we geleerd dat je voldoende tijd moet hebben om mee te kijken met de externen en van hen te leren. Dan houd je er als organisatie nog meer aan over.